Alles Wissenswerte rund um die Fristen für die Betriebskostenabrechnung

7. Juli 2017

Als Vermieter sollten Sie die Betriebskostenabrechnung nicht zu lange vor sich herschieben, denn das könnte Sie viel Geld kosten. In einem aktuellen Urteil vom 25. Januar 2017 hat der Bundesgerichtshof (BGH) klargestellt, dass Mieter keine Betriebskosten zahlen müssen, wenn die Abrechnung erst nach der 12-monatigen Frist erfolgt.

Worauf müssen Sie als Vermieter achten?

Die Betriebskostenabrechnung bereitet Vermietern oft Kopfzerbrechen. Kümmern Sie sich rechtzeitig um diese Abrechnung, damit Sie spätere Probleme vermeiden und eventuelle Nachzahlungen vom Mieter schneller erhalten. Sie müssen die Betriebskosten innerhalb von einem Jahr abrechnen.

Betriebskostenabrechnung 2016

Zwar haben Sie theoretisch bis zum 31.12.2017 Zeit, die Abrechnung für das Jahr 2016 zu erledigen, allerdings ist es ratsam, dies nicht in letzter Sekunde zu machen. Für den Fall, dass Ihnen ein Fehler unterläuft und dadurch eine Korrektur Ihrer Betriebskostenabrechnung notwendig ist, besteht die Gefahr, dass Sie dadurch die Frist verpassen. Das würde wiederum dazu führen, dass Ihr Mieter nicht mehr zahlen muss und Sie dadurch Geld verlieren.

Worum ging es in dem konkreten Fall vor dem BGH?

Die Betriebskosten der Jahre 2010 und 20111 wurden in dem konkreten Fall vom Vermieter erst Ende 2013 abgerechnet. Die Verspätung kam dadurch zustande, dass die Hausverwaltung es versäumt hatte, ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnungen zu erstellen. Dadurch sei es der Eigentümerversammlung nicht möglich gewesen, die Jahresabrechnung zu genehmigen. Von der Eigentümergemeinschaft wurde erst Mitte 2013 ein neuer Verwalter beauftragt. Das BGH entschied, dass die Abrechnungspflicht auch dann bestehen bleibt, wenn kein Abrechnungsbeschluss der WEG besteht (Aktenzeichen: VIII ZR 249/15).

Gibt es Ausnahmen bezüglich der Frist?

Ja, denn Ausnahmen bestätigen bekanntlich die Regel, so auch in diesem Fall. Falls die 12-monatige Frist verstrichen ist, dürfen Vermieter die Nebenkosten vom Mieter nachfordern, sofern sie beweisen können, dass sie keine Schuld an der verspäteten Abrechnung haben. Zu den Ausnahmen könnten gehören:

  • Die Grundsteuer wurde erst nach Fristende festgesetzt.
  • Der Verwalter ist krank geworden.
  • Bei einem Brand sind die entsprechenden Belege zerstört worden.

Kurze Erläuterung der wichtigsten Begriffe

Abrechnungszeitraum

Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung beträgt maximal 12 Monate. Darunter versteht man den Zeitraum, von wann bis wann Sie die Kosten abrechnen. Dabei muss dieser nicht kalenderjährlich (d. h. von Januar bis Dezember), laufen, sondern kann beispielsweise auch von Mai bis April abgerechnet werden. Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten, dafür ist es aber gestattet, dass dieser in Ausnahmefällen auch mal kürzer sein darf.

Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist besagt, dass der Vermieter dem Mieter die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen muss.

Sofern im Mietvertrag keine alternative Abrechnungsfrist vereinbart wurde, so gilt die jährliche Abrechnungsfrist nicht nur für Mietwohnungen, sondern auch für Gewerberaumvermieter.

Ausschlussfrist

Die Ausschlussfrist gilt es zu vermeiden. Sofern Sie als Wohnungsvermieter innerhalb der 12-Monats-Frist abrechnen, so bleibt Ihnen die Ausschlussfrist erspart. Wenn Sie sich allerdings erst nach Ablauf der Jahresfrist um die Abrechnung kümmern, so dürfen Sie von Ihrem Mieter kein Geld mehr nachfordern. Beachten Sie bitte, dass die Ausschlussfrist nicht für Gewerberaumvermieter gilt. Gewerberaumvermieter können/müssen die Betriebskosten auch dann noch abrechnen, wenn die Abrechnungsfrist bereits verstrichen ist.